Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website (diwa.venne-hosting.de) im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Venne Media GmbH
Warendorfer Str. 28
48361 Beelen
Telefon: 02586 51699-80
E-Mail: info@venne-media.de

Die Gesellschaft wird vertreten durch die geschäftsführenden Gesellschafter Claudio Giovanniello, Michael Venne und Jannik Schwarz.

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail an info@venne-media.de (Betreff „Datenschutz“) oder per Post unter der oben genannten Anschrift.

2. Überblick

Auf dieser Website stellen wir die Software DIWA – Digitale Kundensteuerung für Jobcenter vor. Behörden können einen befristeten Demo-Zugang anfordern. Jeder Demo-Zugang ist ein eigener, von allen anderen getrennter Mandant und enthält ausschließlich erfundene Beispieldaten. Bitte geben Sie in der Demo keine echten personenbezogenen Daten ein, insbesondere keine Sozialdaten.

Wir verwenden keine Werbe- oder Analysedienste, keine Tracking-Cookies und keine Inhalte von Social-Media-Anbietern. Schriften und Symbole liefern wir von unserem eigenen Server aus.

3. Hosting

Diese Website und alle Demo-Zugänge betreiben wir auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Hetzner ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und verfügt über ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

4. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Server Angaben, die Ihr Browser technisch übermittelt. In den Server-Protokollen speichern wir:

• die gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne das letzte Zahlenfeld, bei IPv6 nur die ersten drei Blöcke),
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
• die aufgerufene Seite ohne Abfrage-Parameter; Kennungen in Links, etwa in Bestätigungslinks, werden dabei unkenntlich gemacht,
• Statuscode und übertragene Datenmenge,
• Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Die Seite, von der Sie kommen (Referrer), speichern wir nicht. Die vollständige IP-Adresse verarbeiten wir nur kurzzeitig: für den Verbindungsaufbau, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (Schutz vor Missbrauch) und in Fehlerprotokollen zur Fehleranalyse.

Zweck ist die Bereitstellung und Sicherheit der Website, die Abwehr von Angriffen und die Behebung von Fehlern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb.

Server- und Fehlerprotokolle löschen wir nach 14 Tagen.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich Cookies, die für die Nutzung der Demo erforderlich sind:

• „DIWASESSID“ hält Ihre Sitzung und Anmeldung während der Nutzung. Das Cookie wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen, ist für Skripte nicht lesbar und wird mit dem Ende der Sitzung ungültig.
• „diwa_tenant“ speichert nach der Anmeldung die Kennung Ihres Demo-Zugangs, damit Sie sie bei der nächsten Anmeldung nicht erneut eingeben müssen. Es enthält keine weiteren Angaben und wird nach einem Jahr gelöscht.

Einzelne Einstellungen der Oberfläche, etwa ob Tastenkürzel aktiv sind, speichert Ihr Browser lokal auf Ihrem Gerät. Diese Angaben werden nicht an uns übertragen.

Rechtsgrundlage für die Speicherung auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG), für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Sie können Cookies jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen; ohne das Sitzungs-Cookie ist eine Anmeldung nicht möglich.

6. Anforderung eines Demo-Zugangs

Welche Daten wir verarbeiten

• Name der Organisation, Organisationsform und Bundesland,
• Name der Ansprechperson,
• dienstliche E-Mail-Adresse und, freiwillig, Telefonnummer,
• den gewählten Schwerpunkt der Demo,
• Zeitpunkte von Anfrage, Bestätigung, Freigabe, Verlängerung und Ablauf, Ihre Bestätigung dieser Datenschutzerklärung und, falls erteilt, Ihre Einwilligung in eine Kontaktaufnahme,
• zum Schutz vor Missbrauch Ihre IP-Adresse, die wir nur kurzzeitig verwenden, um die Zahl der Anfragen je Netzwerk zu begrenzen.

Ablauf

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 48 Stunden gültig ist (Double-Opt-in). Erst nach Ihrer Bestätigung richten wir den Demo-Zugang ein: automatisch für E-Mail-Adressen aus Domains, die wir freigegeben haben, sonst nach Prüfung durch unser Team.

Für den Zugang legen wir ein Administrationskonto mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse an. Ihr Passwort legen Sie selbst über einen einmalig verwendbaren Link fest; Passwörter versenden wir nicht per E-Mail. Für eine persönliche Vorführung kann unser Team ein Startpasswort vergeben und Ihnen direkt mitteilen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie Einrichtung, Betrieb, Verlängerung und Beendigung des Demo-Zugangs mit den zugehörigen E-Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, unser Produkt Behörden vorzustellen),
• Schutz vor Missbrauch und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO,
• Kontaktaufnahme zur Demo durch unser Team, nur mit Ihrer freiwilligen Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@venne-media.de.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ablehnungen spricht immer ein Mensch aus.

Speicherdauer

• Nicht bestätigte Anfragen löschen wir nach 7 Tagen.
• Abgelehnte Anfragen löschen wir 30 Tage nach der Entscheidung.
• Ein Demo-Zugang läuft 30 Tage und kann auf Wunsch verlängert werden. Sieben Tage vor Ablauf erinnern wir Sie per E-Mail. Nach Ablauf sperren wir den Zugang und löschen ihn nach einer Nachfrist von 14 Tagen vollständig, mit allen Daten der Demo und den Angaben Ihrer Anfrage.
• Protokolleinträge der Plattform zu diesen Schritten enthalten den Namen der Organisation, die E-Mail-Domain und eine gekürzte IP-Adresse, aber weder Ihren Namen noch Ihre vollständige E-Mail-Adresse. Wir löschen sie nach 90 Tagen.

7. Nutzung des Demo-Zugangs

In Ihrem Demo-Zugang verarbeiten wir die Daten Ihres Kontos (Name, E-Mail-Adresse, das Passwort ausschließlich als sicherer Hashwert, Zeitpunkte der Anmeldung) und ein Änderungsprotokoll Ihrer Aktionen. Testkonten, die Sie für Kolleginnen und Kollegen anlegen, verarbeiten wir in gleicher Weise. Alle übrigen Daten der Demo, etwa Kundinnen und Kunden, Termine und Wartenummern, sind erfunden.

E-Mails, die Ihre Demo an Adressen außerhalb Ihrer bestätigten E-Mail-Domain senden würde, verschicken wir nicht. Sie erscheinen sieben Tage im „Demo-Postausgang“ Ihrer Demo und werden dann gelöscht.

Um die Demo zu verbessern, zählen wir, welche Bereiche genutzt werden, ohne Bezug zu einzelnen Personen. Über „Rückmeldung“ können Sie uns eine Bewertung und einen Kommentar senden. Eine Kontaktaufnahme erfolgt nur, wenn Sie das ausdrücklich wünschen und einwilligen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, für die Kontaktaufnahme Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alle Daten Ihres Demo-Zugangs löschen wir zusammen mit der Demo (siehe Abschnitt 6).

8. KI-Assistent und Anliegenfinder

Die Demo enthält einen KI-Assistenten, der bei der Bedienung hilft, Fragen zur Einrichtung beantwortet und Vorschläge für die Konfiguration macht, sowie einen öffentlichen Anliegenfinder. Um Antworten zu formulieren, nutzen wir ein Sprachmodell der Nebius B.V., Amsterdam, Niederlande, die in unserem Auftrag tätig ist (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Übermittelt werden Ihre Frage und die für die Antwort nötigen Auszüge aus unserer Hilfe oder Ihrer Demo-Konfiguration. Namen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Kundennummern ersetzt DIWA vor dem Versand automatisch durch Platzhalter. Nebius verarbeitet die Daten in Rechenzentren in der Europäischen Union. Soweit ein Modell in den USA betrieben wird, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nach Angaben von Nebius werden die Daten nicht zum Training von Sprachmodellen verwendet.

Ihre Fragen und die Antworten speichern wir in Ihrer Demo, damit Sie den Verlauf sehen können; sie werden mit der Demo gelöscht. Eingaben im öffentlichen Anliegenfinder speichern wir nicht. Antworten der KI sind als solche gekennzeichnet, und Änderungen an der Konfiguration übernimmt DIWA erst nach Ihrer Bestätigung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

9. E-Mail-Versand

Unsere E-Mails, etwa den Bestätigungslink, den Link zum Festlegen des Passworts und Erinnerungen, versenden wir über den Dienst Postmark der ActiveCampaign, LLC, Chicago, USA, die in unserem Auftrag tätig ist (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der E-Mail übermittelt; außerdem werden technische Angaben zur Zustellung erfasst. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

10. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Angaben, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die die Daten für die genannten Zwecke benötigen. Als Auftragsverarbeiter setzen wir ein:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Hosting im Rechenzentrum Nürnberg,
• ActiveCampaign, LLC, Chicago, USA: E-Mail-Versand über Postmark,
• Nebius B.V., Amsterdam, Niederlande: Sprachmodell für den KI-Assistenten und den Anliegenfinder.

An sonstige Dritte geben wir Ihre Daten nicht weiter, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

12. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören die verschlüsselte Übertragung (TLS 1.2 und 1.3 nach den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik), die verschlüsselte Speicherung besonders schutzwürdiger Angaben, die strikte Trennung der Demo-Zugänge voneinander, Zugriffsbeschränkungen, die Protokollierung von Änderungen und tägliche Datensicherungen. Datensicherungen bewahren wir 14 Tage auf; gelöschte Daten sind spätestens dann auch aus den Sicherungen entfernt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an info@venne-media.de oder an die oben genannte Anschrift.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben im Anfrageformular sind, mit Ausnahme der Telefonnummer und der Einwilligung in eine Kontaktaufnahme, für die Einrichtung eines Demo-Zugangs erforderlich. Ohne sie können wir keinen Demo-Zugang einrichten. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, die Angaben bereitzustellen, besteht nicht.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die Demo oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 21. Oktober 2026